Rechnung schreiben: Mit allen Pflichtangaben

Von Johannes Partz, Geschäftsführer – Strategie und Sichtbarkeit Stand:

Wichtig: Dieses Werkzeug erstellt eine Rechnung zum Drucken oder als PDF, keine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Zwischen Unternehmen im Inland sind Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen noch bis 31.12.2026 erlaubt, für Umsätze 2027 nur bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 nicht mehr (§ 27 Abs. 38 UStG). Mehr dazu unten unter „E-Rechnung: Was gilt für Sie?“.

Ihre Angaben

Dokument

Art des Dokuments

Beim Angebot entfallen Rechnungsnummer und Leistungsdatum; dafür gibt es Angebotsnummer und „Gültig bis“.

Fortlaufend und nur einmal vergeben; mehr dazu weiter unten. Für Kleinunternehmer und bei Rechnungen bis 250 € brutto keine Pflichtangabe, aber empfehlenswert (§§ 33, 34a UStDV).

Vorbelegt mit dem heutigen Datum.

Tag der Lieferung oder Leistung, bei einem Zeitraum sein erster Tag. Für Kleinunternehmer und bei Rechnungen bis 250 € brutto keine Pflichtangabe, aber empfehlenswert (§§ 33, 34a UStDV).

Nur bei einem Zeitraum, etwa einem Monat.

Absender: Ihre Angaben

So stehen Sie auf der Rechnung. Felder ohne „(optional)“ gehören zu den Pflichtangaben.

Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, je Zeile eine Angabe.

Steuernummer oder USt-IdNr.: Eine der beiden Angaben genügt. Auf einem Angebot keine Pflicht. Bei Rechnungen bis 250 € brutto keine Pflichtangabe, aber empfehlenswert (§ 33 UStDV).

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern Sie eine haben.

Zum Beispiel Kontoinhaber, IBAN und Bank. Steht am Ende des Dokuments.

Empfänger

Bei Rechnungen bis 250 € brutto keine Pflichtangabe, aber empfehlenswert (§ 33 UStDV).

Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, je Zeile eine Angabe.

Positionen

Jede Position ist eine Zeile Ihres Dokuments: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto und Steuersatz. Höchstens 50 Positionen.

Position 1

€

1 von höchstens 50 Positionen.

Umsatzsteuer, Zahlung und Schluss

Dann weist das Dokument keine Umsatzsteuer aus, die Steuersätze der Positionen gelten nicht, und unter den Summen steht der Hinweis auf die Steuerbefreiung: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“ Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dann keine Pflicht, aber empfehlenswert (§ 34a UStDV); bei Rechnungen bis 250 € brutto gelten auch für Sie die Regeln für Kleinbeträge (§ 33 UStDV).

Nur bei Positionen mit 0 %: Nennen Sie, warum keine Umsatzsteuer anfällt. Den passenden Wortlaut nennt Ihnen Ihre Steuerberatung.

Etwa Handwerksarbeiten am Haus oder in der Wohnung für Privatkunden. Dann gehört der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG): „Sie sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“ Für Kleinunternehmer entfällt er; § 34a UStDV verlangt ihn nicht.

Etwa Versand an Privatkunden in anderen EU-Ländern, eine steuerfreie Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land oder eine Leistung, für die Ihr Kunde die Umsatzsteuer schuldet. Dann gelten die Erleichterungen für Rechnungen bis 250 € brutto nicht (§ 33 Satz 3 UStDV), und es kommen Pflichtangaben hinzu, die das Werkzeug nicht prüft.

Tage nach dem Rechnungsdatum; die Rechnung nennt daraus das Datum. 0 heißt: zahlbar sofort.

Tage

Zum Beispiel ein Dank oder Hinweise zur Leistung.

Zur Vorschau

Ihre Angaben bleiben auf Ihrem Gerät.

Prüfung und Vorschau

Das Ergebnis erscheint hier und folgt jeder Ihrer Eingaben.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Diese Pflichtangaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG auf einer Rechnung; in besonderen Fällen kommen weitere hinzu. Das Werkzeug prüft jede der folgenden, während Sie schreiben:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen als Absender und von Ihrem Kunden als Empfänger.
  • Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
  • Das Rechnungsdatum, also der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
  • Menge und Art der Leistung: was Sie geliefert oder geleistet haben und wie viel davon.
  • Den Leistungszeitpunkt: den Tag der Lieferung oder Leistung oder den Leistungszeitraum.
  • Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
  • Steuersatz und Steuerbetrag – oder einen Hinweis darauf, dass die Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist.

Bei steuerpflichtigen Arbeiten an einem Grundstück für Privatkunden kommt der Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht hinzu (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Ihn prüft das Werkzeug nicht; Sie schalten ihn unter „Leistung an einem Grundstück für eine Privatperson“ zu. Kleinbetragsrechnung: Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 € brutto, genügen nach § 33 UStDV Name und Anschrift von Ihnen, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Empfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum nennt das Werkzeug dann als Empfehlung, auch für Kleinunternehmer. Das gilt nicht für Fernverkäufe in andere EU-Länder, innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet (§§ 3c, 6a, 13b UStG); dafür gibt es im Formular ein eigenes Kästchen.

§ 14 UStG im Gesetzestext

Rechnungen von Kleinunternehmern

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Kleinunternehmer vereinfachte Rechnungen schreiben. Nach § 34a UStDV genügen diese Angaben:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden.
  • Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer).
  • Das Ausstellungsdatum.
  • Menge und Art der Leistung.
  • Das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind für Kleinunternehmer keine Pflicht, aber empfehlenswert: Sie machen jede Rechnung eindeutig und den Zeitpunkt der Leistung nachvollziehbar. Mit dem Haken bei „Ich bin Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ prüft das Werkzeug nach § 34a UStDV, bei Rechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV (§ 34a Satz 2 UStDV), und setzt unter die Summen den Satz „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“ Eine umgangssprachliche Formulierung genügt, wenn sie die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig nennt (BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE).

§ 34a UStDV im Gesetzestext

E-Rechnung: Was gilt für Sie?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das Programme lesen können. Ein PDF ist keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG). Dieses Werkzeug erstellt Rechnungen zum Drucken oder als PDF.

  • Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach (BMF, FAQ zur E-Rechnung).
  • Bis 31.12.2026: Für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland dürfen Sie noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen schicken (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
  • Umsätze 2027: Papier oder PDF nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
  • Ab 2028: Zwischen Unternehmen im Inland ist die E-Rechnung Pflicht, soweit keine Ausnahme gilt.
  • Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiter auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF kommen; Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber empfangen können (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Fragen 4 und 12; § 34a Satz 4 UStDV; BMF, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). FAQ des Bundesfinanzministeriums

Brauchen Sie für eine Rechnung an ein Unternehmen eine E-Rechnung, erstellen Sie sie mit einem Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

§ 27 UStG im Gesetzestext (Absatz 38)

Rechnungsnummer richtig vergeben

Die Rechnungsnummer macht jede Ihrer Rechnungen eindeutig erkennbar. Drei Regeln gelten für sie:

  • Fortlaufend: Jede neue Rechnung bekommt die nächste Nummer Ihrer Folge.
  • Einmalig: Eine Nummer gehört zu genau einer Rechnung und wird kein zweites Mal vergeben.
  • Ohne Lücken: Lassen Sie keine Nummern ohne Grund aus.

Das Werkzeug prüft nur, ob eine Rechnungsnummer eingetragen ist, nicht, ob sie zu Ihrer Folge passt. Wie Sie Ihre Nummern am besten aufbauen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; eine Rechtsberatung ist dieser Abschnitt nicht.

So entsteht das Ergebnis

Das Werkzeug rechnet in ganzen Cent und nur mit Ihren Angaben. Nach jeder Eingabe rechnet es neu und zeigt das Dokument in der Vorschau. Alles geschieht in Ihrem Browser.

Der Weg zum Ergebnis

  1. Jede Position: Menge × Einzelpreis netto, kaufmännisch auf den Cent gerundet.
  2. Nettobetrag je Steuersatz: die Summe aller Positionen mit diesem Steuersatz.
  3. Umsatzsteuer je Steuersatz: Nettobetrag des Satzes × Steuersatz, einmal je Satz berechnet und kaufmännisch auf den Cent gerundet, nicht je Position.
  4. Gesamtbetrag: alle Nettobeträge plus alle Umsatzsteuerbeträge. Bei mehreren Steuersätzen stehen zusätzlich die Summe netto und die Summe der Umsatzsteuer da.
  5. Als Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer; der Gesamtbetrag ist die Summe der Positionen, und unter den Summen steht „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).“
  6. Mit „Leistung an einem Grundstück für eine Privatperson“ steht unter den Summen zusätzlich: „Sie sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“
  7. Zahlungsziel: Rechnungsdatum plus die eingetragenen Tage ergibt das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt sein soll.
  8. Pflichtangaben-Prüfung: Nach jeder Eingabe prüft das Werkzeug, ob die Felder der Pflichtangaben ausgefüllt sind, und listet die fehlenden über der Vorschau auf. Beim Angebot entfallen Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuernummer; als Kleinunternehmer prüft es nach § 34a UStDV und nennt fehlende Rechnungsnummer und fehlendes Leistungsdatum als Empfehlung. Stehen Menge und Preis jeder Position fest und beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 € brutto, prüft es nach § 33 UStDV und nennt Empfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum als Empfehlung, außer bei einem Fall nach §§ 3c, 6a, 13b UStG.

Annahmen und Grenzen

  • Das Werkzeug erstellt Rechnungen zum Drucken oder als PDF, keine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG.
  • Das Werkzeug prüft, ob die Pflichtangaben eingetragen sind, nicht, ob sie stimmen. Ob Anschriften vollständig sind, die Rechnungsnummer fortlaufend ist und der Steuersatz zu Ihrer Leistung passt, prüfen Sie selbst.
  • Zur Auswahl stehen die Steuersätze 19 %, 7 % oder 0 %. Welcher Satz für Ihre Leistung gilt, legt das Werkzeug nicht fest. Bei 0 % gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung; dafür gibt es das Feld „Hinweis zur Steuerbefreiung“.
  • Rabatte, Skonto, Anzahlungen, Gutschriften und negative Beträge kennt das Werkzeug nicht. Mengen haben höchstens drei, Preise höchstens zwei Nachkommastellen.
  • Ihre Angaben bleiben auf Ihrem Gerät: Nichts wird übertragen oder gespeichert, auch nicht im Browser. Laden Sie die Seite neu, sind die Felder leer. Speichern Sie Ihr Dokument deshalb als PDF.
  • Druckformat und Ränder legt am Ende Ihr Browser fest. Schalten Sie im Druckfenster die Kopf- und Fußzeilen des Browsers ab, damit nur Ihr Dokument auf dem Blatt steht.

Quellen

Stand: Oktober 2026. Maßgeblich sind der aktuelle Gesetzestext und die Angaben der genannten Stellen.

  • § 14 UStG: Rechnungsbegriff und E-Rechnung (Absatz 1), Pflicht zur Rechnung (Absatz 2), Pflichtangaben (Absatz 4). gesetze-im-internet.de
  • § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €, Mindestangaben (Satz 1), nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (Satz 3). gesetze-im-internet.de
  • § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern, Mindestangaben (Satz 1), §§ 33 und 34 bleiben unberührt (Satz 2), Übermittlung immer als sonstige Rechnung (Satz 4). gesetze-im-internet.de
  • § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen, acht Jahre (Absatz 1 Satz 1), zwei Jahre für Privatkunden bei Leistungen an einem Grundstück (Absatz 1 Satz 5). gesetze-im-internet.de
  • § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln zur E-Rechnung bis 31.12.2026 und 31.12.2027. gesetze-im-internet.de
  • Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand der FAQ: März 2026), insbesondere Fragen 4, 8, 11 und 12. bundesfinanzministerium.de
  • Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Rechnungen von Kleinunternehmern, Formulierung des Hinweises (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE) und Übermittlung als sonstige Rechnung statt E-Rechnung (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). BMF-Schreiben (PDF)

Häufige Fragen

Fragen zu diesem Werkzeug

Etwas offen geblieben? Schreiben Sie uns per E-Mail an hello@cortexion.ai oder unter +49 221 67763990.

Pflichtangaben sind die Angaben, die § 14 Abs. 4 UStG für eine Rechnung verlangt: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. In besonderen Fällen kommen weitere hinzu. Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift von Ihnen, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Das Werkzeug zeigt Ihnen bei jeder Eingabe, welche der genannten Angaben in Ihrer Rechnung noch fehlen.

Erstellt von Johannes Partz · Stand:

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